Bedrijven maken bij het kiezen van kantoorruimte regelmatig dezelfde fouten: ze kijken te snel naar de prijs, schatten de benodigde ruimte verkeerd in of vergeten praktische factoren zoals bereikbaarheid en parkeergelegenheid. Het gevolg is dat ze uiteindelijk terechtkomen in een pand dat niet goed aansluit bij hun bedrijfsvoering. Gelukkig zijn deze fouten goed te voorkomen als je weet waar je op moet letten.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het kiezen van een kantoorlocatie. Of je nu voor het eerst op zoek bent naar kantoorruimte of al eerder door de zure appel heen hebt gebeten: hier lees je wat je de volgende keer anders kunt doen.
Waarom kiezen zoveel bedrijven de verkeerde kantoorlocatie?
Veel bedrijven kiezen de verkeerde kantoorlocatie omdat ze beslissen op basis van wat ze zien en voelen tijdens een bezichtiging, in plaats van op basis van wat ze echt nodig hebben. Ze laten zich leiden door een mooie uitstraling of een aantrekkelijke prijs, zonder de locatie te toetsen aan hun dagelijkse bedrijfsvoering.
Een ander veelvoorkomend probleem is tijdsdruk. Als het huidige huurcontract afloopt of een bedrijf snel wil groeien, ontstaat er haast. En haast is een slechte raadgever bij het huren van kantoorruimte. Beslissingen die je onder druk neemt, zijn zelden de beste. Je vergeet dan te vragen naar de flexibiliteit van het contract, de staat van het pand of de praktische bereikbaarheid voor je medewerkers.
Interessant genoeg belandt zo’n zeventig procent van de bedrijven uiteindelijk in een ander pand dan ze oorspronkelijk voor ogen hadden. Dat klinkt als een mislukking, maar het laat juist zien hoe waardevol het is om je zoekopdracht breed te houden en je verwachtingen tussentijds bij te stellen op basis van wat de markt te bieden heeft.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het huren van kantoorruimte?
De meest gemaakte fouten bij het huren van kantoorruimte zijn: te weinig ruimte reserveren voor groei, de totale huurkosten onderschatten en te weinig aandacht besteden aan de praktische werkomgeving voor medewerkers. Veel bedrijven focussen alleen op de kale huurprijs en vergeten bijkomende kosten zoals servicekosten, parkeerplaatsen en aanpassingen aan het pand.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Alleen kijken naar het huidige aantal medewerkers, niet naar verwachte groei of krimp
- De huurcontractduur niet afstemmen op de groeistrategie van het bedrijf
- Vergeten te onderhandelen over de huurvoorwaarden
- Geen rekening houden met de bereikbaarheid per auto en openbaar vervoer
- Te laat beginnen met zoeken, waardoor je keuzes beperkt zijn
Veel van deze fouten ontstaan simpelweg door onbekendheid met de huurmarkt. Als je niet dagelijks met commercieel vastgoed bezig bent, weet je niet wat normaal is en wat niet. Dat maakt het moeilijk om te beoordelen of een aanbod goed of slecht is.
Hoe bepaal je hoeveel kantoorruimte een bedrijf nodig heeft?
Je bepaalt de benodigde kantoorruimte door te kijken naar het aantal medewerkers, de werkwijze van je team en je verwachte groei in de komende jaren. Een gangbaar uitgangspunt is het aantal werkplekken dat je dagelijks nodig hebt, maar dat is slechts een beginpunt.
Werkt je team hybride? Dan heb je misschien minder vaste werkplekken nodig, maar wel meer ruimte om te vergaderen en samen te werken. Heb je klanten die je regelmatig ontvangt? Dan is een representatieve entree of vergaderruimte geen luxe, maar een noodzaak. Verwacht je de komende twee jaar te groeien van tien naar twintig medewerkers? Dan is een pand dat nu precies past over twee jaar al te klein.
Neem ook de indeling van het pand mee in je overwegingen. Een open kantoor voelt ruimer, maar biedt minder concentratiemogelijkheden. Celkantoren bieden meer privacy, maar kunnen de samenwerking belemmeren. De ideale ruimte sluit aan bij hoe jouw mensen het liefst werken.
Welke locatiefactoren worden het vaakst over het hoofd gezien?
De locatiefactoren die bedrijven het vaakst vergeten, zijn parkeerruimte, bereikbaarheid met het openbaar vervoer en de uitstraling van de directe omgeving. Terwijl bedrijven zich concentreren op het pand zelf, bepalen deze externe factoren in grote mate hoe prettig medewerkers en klanten de locatie ervaren.
Denk ook aan:
- Voorzieningen in de buurt: een lunchgelegenheid, een bank of een sportschool in de buurt maakt een locatie aantrekkelijker voor medewerkers
- Zichtbaarheid en uitstraling: voor sommige bedrijven is het belangrijk dat klanten het pand makkelijk kunnen vinden en dat het een professionele indruk maakt
- Toekomst van het gebied: wordt er in de buurt gebouwd of zijn er plannen voor herontwikkeling? Dat kan de bereikbaarheid tijdelijk of structureel beïnvloeden
- Veiligheid: zeker als medewerkers vroeg of laat werken, is dit een relevante overweging
Het loont om een locatie op verschillende momenten van de dag te bezoeken. Hoe druk is het verkeer ’s ochtends? Hoe is de sfeer in de buurt ’s avonds? Dat geeft je een veel completer beeld dan een bezichtiging op een doordeweekse dinsdagmiddag.
Wanneer is een kortlopend huurcontract beter dan een langlopend contract?
Een kortlopend huurcontract is beter dan een langlopend contract als je bedrijf in een groeifase zit, als je nog niet zeker weet hoeveel ruimte je nodig hebt of als je de markt wilt verkennen voordat je een langdurige verplichting aangaat. Flexibiliteit heeft in die situaties meer waarde dan zekerheid.
Een langlopend contract biedt daarentegen meer zekerheid over de huurprijs en geeft je de ruimte om het pand volledig naar je hand te zetten. Als je weet dat je locatie de komende vijf jaar niet verandert en je wilt investeren in de inrichting, dan is een langlopend contract vaak voordeliger en praktischer.
De keuze hangt ook af van wat de verhuurder aanbiedt. In sommige gevallen kun je onderhandelen over een huurcontract met een optie tot verlenging of een break-optie, waarmee je na een bepaalde periode kunt uitstappen. Dat geeft je het beste van beide werelden. Wat gebruikelijk is in jouw regio en voor jouw type pand verschilt per situatie, dus het loont om je goed te laten informeren over de gangbare contractvormen.
Hoe voorkom je dat je te snel of te laat een kantoor huurt?
Je voorkomt te snel of te laat huren door tijdig te beginnen met oriënteren en een duidelijk beeld te hebben van je zoekcriteria voordat je bezichtigingen inplant. Een goede vuistregel is om zes tot twaalf maanden voor het gewenste moment van inhuizen te starten met je zoektocht, afhankelijk van de grootte van het pand.
Te vroeg beslissen kan ook een probleem zijn. Als je een jaar van tevoren al tekent, weet je niet hoe je bedrijf er dan uitziet. Te laat beslissen dwingt je tot compromissen. De beste aanpak is gefaseerd: begin vroeg met oriënteren, stel je criteria scherp en neem pas een beslissing als je voldoende opties hebt vergeleken.
Houd ook rekening met de doorlooptijd van het huurproces zelf. Onderhandelingen, due diligence, het opstellen van het huurcontract en eventuele aanpassingen aan het pand kosten tijd. Als je daar geen rekening mee houdt, kom je alsnog in tijdnood.
Wat doet een bedrijfsmakelaar dat je zelf niet kunt?
Een bedrijfsmakelaar heeft toegang tot een breder aanbod dan wat je online vindt, kent de lokale markt van binnen en van buiten en onderhandelt namens jou op basis van actuele marktkennis. Dat zijn drie voordelen die je als zoekende huurder zelf moeilijk kunt repliceren zonder jarenlange ervaring in commercieel vastgoed.
Maar er is meer. Een goede bedrijfsmakelaar helpt je ook bij het scherp krijgen van je zoekcriteria, zodat je niet eindeloos bezichtigingen doet die nergens toe leiden. Ze kennen de valkuilen in huurcontracten, weten welke voorwaarden bespreekbaar zijn en welke niet, en kunnen je behoeden voor dure vergissingen.
Wij werken al sinds 1991 in de regio Groot-Utrecht en kennen de markt voor kantoor- en bedrijfsruimte door en door. Wij bedienen zowel grote als kleinere bedrijven, ook voor ruimtes onder de 150 m². Als je wilt weten wat wij voor jou kunnen betekenen, neem dan gerust contact op via ansdewijn.nl. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of een huurprijs marktconform is voor mijn regio?
Vergelijk meerdere aanbiedingen in dezelfde regio en let daarbij niet alleen op de kale huurprijs per m², maar ook op wat er in de servicekosten is inbegrepen. Grote verschillen tussen vergelijkbare panden zijn vaak een signaal dat er iets niet klopt, of juist dat er onderhandelingsruimte is. Een bedrijfsmakelaar met lokale marktkennis kan je snel vertellen of een prijs realistisch is of niet.
Wat moet ik minimaal controleren voordat ik een huurcontract onderteken?
Controleer in ieder geval de looptijd en opzegtermijnen, de indexeringsclausule (hoe en wanneer de huur wordt verhoogd), wat er wel en niet is inbegrepen in de servicekosten, en wie verantwoordelijk is voor onderhoud en reparaties. Laat het contract bij voorkeur beoordelen door een adviseur met ervaring in commercieel vastgoed, zodat je niet voor verrassingen komt te staan na ondertekening.
Kan ik als klein bedrijf ook gebruikmaken van een bedrijfsmakelaar, of is dat alleen voor grote ondernemingen?
Een bedrijfsmakelaar is zeker ook waardevol voor kleinere bedrijven. Veel makelaars, waaronder gespecialiseerde partijen in regio's zoals Groot-Utrecht, bedienen ook bedrijven die op zoek zijn naar kleinere ruimtes vanaf 50 à 150 m². De toegevoegde waarde van marktkennis en onderhandelervaring geldt ongeacht de omvang van het pand, en kan je juist als klein bedrijf veel tijd en geld besparen.
Wat is een break-optie in een huurcontract en wanneer is het slim om daarom te vragen?
Een break-optie is een contractueel afgesproken moment waarop je als huurder tussentijds kunt uitstappen, mits je een bepaalde opzegtermijn in acht neemt. Dit is vooral slim als je een langlopend contract aangaat maar toch enige flexibiliteit wilt behouden, bijvoorbeeld omdat je groei verwacht of nog niet zeker bent van je lange termijn plannen. Niet elke verhuurder staat hier direct voor open, maar het is altijd de moeite waard om ernaar te vragen tijdens de onderhandelingen.
Hoe betrek ik mijn medewerkers bij de keuze voor een nieuwe kantoorlocatie?
Stel een korte enquête op waarin je medewerkers vraagt naar hun woon-werkafstand, vervoersvoorkeur en wat zij belangrijk vinden in een werkomgeving, zoals stilteplekken, vergaderruimtes of nabijgelegen voorzieningen. Door dit vroeg in het proces te doen, voorkom je dat je een pand kiest dat op papier goed lijkt maar in de praktijk weerstand oproept. Betrokkenheid vergroot bovendien de acceptatie van een eventuele verhuizing.
Wat zijn de risico's van het huren van een gekanteld of leegstaand pand met een lage huurprijs?
Lage huurprijzen bij langdurig leegstaande panden gaan vaak gepaard met achterstallig onderhoud, verouderde technische installaties of een locatie die minder goed bereikbaar is. Bovendien kan een pand dat lang leegstond een negatieve uitstraling hebben op klanten en bezoekers. Laat altijd een bouwkundige inspectie uitvoeren en breng de kosten van eventuele aanpassingen in kaart voordat je je laat verleiden door een aantrekkelijk laag huurbedrag.
Hoe ga ik om met een verhuurder die weinig flexibel is in de onderhandelingen?
Als een verhuurder niet wil bewegen op de huurprijs, zijn er vaak andere aspecten waarover wel te onderhandelen valt, zoals een huurvrije periode bij aanvang, een bijdrage in de inrichtingskosten, extra parkeerplaatsen of een flexibelere contractduur. Kom goed voorbereid aan tafel met kennis van vergelijkbare panden in de buurt en laat je niet opjagen door tijdsdruk. Een onafhankelijke adviseur of bedrijfsmakelaar kan in zulke situaties het verschil maken.
